Comment fonctionne DiaspoKolis ?

Le logiciel des sociétés de groupage de colis entre la diaspora, partout dans le monde, et l'Afrique — dans les deux sens. Il suit chaque colis de la récupération chez le client jusqu'à la livraison au destinataire : collecte, étiquetage, chargement, expédition, livraison, factures. Vos clients, eux, suivent leurs colis en ligne.

Aux transporteurs et groupeurs de colis, de l'entreprise qui démarre à celle qui a plusieurs agences — à Paris, Londres, Montréal ou New York comme à Lomé, Dakar ou Abidjan. DiaspoKolis ne transporte rien lui-même : il équipe votre société, qui reste l'interlocuteur de ses clients.

Non. DiaspoKolis s'utilise dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Vos agents peuvent l'installer comme une application sur leur écran d'accueil : elle porte alors le nom et le logo de votre société.

Depuis « Créer mon espace » : vous choisissez votre formule, renseignez votre société et créez votre compte d'administrateur. Nous vous contactons pour le paiement ; dès sa réception, votre espace est activé et vous pouvez vous connecter.

Un abonnement mensuel, sans engagement : Démarrage 89 € HT / mois, Pro 189 € HT / mois, Entreprise Sur devis. Le paiement se fait par virement bancaire ou par mobile money ; la carte bancaire n'est pas encore proposée.

Dans Paramètres › Équipe, l'administrateur crée un compte par personne et choisit son rôle : récupérateur (collecte chez les clients), livreur (remise aux destinataires), ou les deux. Chacun ne voit que ce qui le concerne.

Les demandes de vos clients arrivent dans « Demandes ». Vous les planifiez par récupérateur et par créneau ; chaque agent retrouve sa tournée sur son téléphone, avec l'itinéraire et un message WhatsApp prêt à envoyer au client. Sur place, il enregistre le colis, pose l'étiquette et peut encaisser et remettre la facture.

Vous imprimez à l'avance des planches d'étiquettes à votre nom. Au moment de la collecte, un scan suffit pour rattacher l'étiquette au colis. Ensuite, chaque scan retrouve le colis : au chargement, à l'arrivée, à la livraison — et le client qui la flashe voit où en est son envoi. Elles s'impriment sur planches autocollantes A4 avec une imprimante ordinaire, ou sur une imprimante thermique à rouleau (100 × 150 mm, ou 100 × 50 mm pour les petits colis).

Un chargement correspond à un conteneur ou à un envoi aérien. Vous y scannez les colis un à un, imprimez la liste, puis faites avancer tout le chargement d'une étape (remis au transporteur, en transit, arrivé) : les colis suivent.

À l'arrivée, les livreurs retrouvent les colis à remettre, avec l'adresse et le téléphone du destinataire. La remise est confirmée dans l'application et apparaît aussitôt dans le suivi du client.

Une facture se crée en quelques secondes depuis le colis, numérotée automatiquement, dans la devise que vous configurez : euro, livre sterling, dollar américain, dollar canadien, franc CFA (UEMOA et CEMAC), naira, cedi, dirham marocain… Vous la remettez par WhatsApp (lien sécurisé), en PDF ou imprimée, et la marquez payée à l'encaissement. Les Finances résument encaissements, impayés et chiffre d'affaires.

Pas de matériel particulier pour démarrer : une imprimante de bureau, de préférence laser, avec des planches d'étiquettes adhésives A4. Pour de gros volumes, une imprimante thermique en rouleau (étiquettes 100 × 150 mm) est plus rapide et n'utilise pas d'encre. L'aide de votre espace détaille les formats proposés, des modèles répandus et les bons réglages.

Avec le numéro inscrit sur leur facture, ou en flashant le QR code de l'étiquette. La page de suivi est à vos couleurs, avec votre logo et vos coordonnées, en français ou en anglais : chaque étape y est datée, de la récupération à la livraison.

Non. Le suivi et la facture s'ouvrent par un lien ou un numéro, sans inscription.

Oui. Dans Paramètres › Société : logo, coordonnées, trois couleurs et préfixes de vos numéros de colis et d'étiquettes. Votre espace, vos factures, vos étiquettes, vos emails et les pages de suivi de vos clients les reprennent.

Oui. Le Journal, réservé à l'administrateur, liste chaque modification — qui, quoi, quand — avec un lien vers le colis, le client ou la facture concerné.

Oui, avec les formules Pro et Entreprise : dans Paramètres › Agences, ajoutez autant d'agences que vous voulez, côté diaspora comme en Afrique, plusieurs dans un même pays si besoin. Chaque agent est rattaché à son agence ; les colis, départs et factures qu'il enregistre aussi. La facture porte l'en-tête de l'agence, la page de suivi ses coordonnées, et les listes comme les Finances se filtrent par agence.

Oui. Dans Paramètres › Étapes, renommez chaque étape du parcours (« Arrivé à Lomé » plutôt qu'« Arrivé à destination ») et masquez celles que vous n'utilisez pas ; un aperçu montre la page de suivi telle que vos clients la verront. Les étapes clés — récupéré, arrivé, livré — restent toujours affichées, pour que les règles du parcours (étiquette, livraison) s'appliquent quoi qu'il arrive.

Non. Chaque société a son espace : ses colis, clients, factures et son équipe ne sont visibles que d'elle. Le support DiaspoKolis peut entrer dans votre espace, à votre demande, pour vous aider.

Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair (seule une empreinte l'est), les échanges passent en HTTPS, et les tentatives de connexion répétées sont bloquées quelques minutes.